Se você é aquela pessoa que precisa começar a organizar a sua gestão do absoluto zero, antes de começar a organizar QUALQUER coisa, você precisa estar ciente de 4 pontos importantes. São exatamente eles que eu gostaria que alguém tivesse me dito lá atrás, quando eu comecei. Teria me poupado MUITO tempo e esforço.

Então vamos direto ao que interessa:

1. Não tente organizar tudo

Quando você está envolvido pelo caos, você pensa: “Meu. Deus. Isso está uma bagunça, vou organizar esse processo aqui.” Aí, de repente você encontra outro problema, e pensa de novo: “Ah não, mas esse processo aqui é urgente“. Depois, passa um dia e atrasa todas as entregas: “Lá vamos nós escolher uma ferramenta para organizar e centralizar as atividades de todo mundo.”

Isso já aconteceu (ou acontece) aí com você?

Todos estes pensamentos só te levam para a direção errada. Antes de pensar em qual processo você precisa organizar, você precisa organizar a SUA gestão. Se me perguntarem agora, por onde começar, eu responderia: “Comece organizando as suas rotinas, seus indicadores, seus projetos, seus processos para instalar um primeiro nível de ordem e clareza para o SEU dia.” Depois, só depois, você vai pensar nos processos, rotinas e tudo o mais relacionado à sua equipe.

Isso é crucial porque:

• Se a sua gestão não estiver organizada, tudo e qualquer iniciativa vai continuar acabando em um grande limbo, totalmente sem controle. Você continuará sendo levado pelo furacão do dia a dia.
• Com a sua gestão organizada, você já estará servindo de exemplo quando for organizar pro restante da equipe. E você sabe, né? Falar convence – mas o exemplo arrasta.
• Começar pequeno: é muito mais fácil organizar as rotinas e processos de UMA pessoa do que de várias pessoas. Ainda mais quando é a primeira vez que você vai organizar a gestão.
• Começar pequeno faz você ver que é totalmente possível e você terá progressos muito mais rapidamente. É como tentar arrumar um guarda roupa de 8 portas. Se você tirar TUDO do armário hoje vai demorar, não sei, 8 horas para reorganizar tudo. Mas se você tirar apenas os itens de uma porta, vai levar bem menos tempo e já terá resultados visíveis não só de estar tudo bonitinho, mas terá muito mais agilidade no dia a dia quando precisar de algum item que esteja naquele local.

2. Não precisa de uma ferramenta complexa

O que eu mais escuto é “Já tentei usar o Trello, e foi horrível“. “Já tentei o Asana e o Clickup, também sem sucesso“. Isso acontece por vários motivos, mas um dos principais é: achar que uma ferramenta específica vai “salvar” a sua gestão.

Guarda isso bem no coração:

Nenhuma ferramenta, por mais completa que seja, vai funcionar sozinha.

Ou seja, sem alguém (você ou sua equipe) alimentando e atualizando de forma ROTINEIRA, qualquer ferramenta será APENAS uma ferramenta.

Todas as engrenagens da gestão precisam estar em dia para que QUALQUER ferramenta funcione do jeito que se espera dela. Ao se preocupar em escolher qual a melhor ferramenta, você também acaba percebendo que, além de ter uma infinidade de opções, algumas ferramentas não são tão simples para entender e utilizar no dia a dia. É claro que, com o tempo, você vai se familiarizar com a complexidade dessa ferramenta e vai conseguir usufruir de todas as funcionalidades. Mas pra quem ainda está começando, é completamente desnecessário perder tempo aprendendo funcionalidades de uma ferramenta muito complexa.

Se você está começando realmente do zero, organizando apenas a sua própria gestão, você vai precisar apenas de 3 ferramentas:

• Uma ferramenta de listas simples de sua preferência (como o Evernote)
• Uma agenda (Google Calendar ou até uma agenda física)
• Excel (ou o Google Sheets, que eu recomendo porque fica tudo online muito mais fácil de compartilhar e acessar)

3. Gestão é uma habilidade treinável como falar inglês (e qualquer outra habilidade)

Ninguém me contou isso lá atrás, mas, saber que Gestão é uma habilidade treinável e que pode de fato ser aprendida, teria me poupado MUITO tempo.

Para falar inglês é preciso conhecer as regras, praticar bastante e começar do básico. Não adianta querer aprender algo lá da frente, sem dar os primeiros passos.

Na gestão é a mesmíssima coisa. Não adianta querer padronizar processos, se eu não domino indicadores e projetos. Não adianta querer aprender sobre projetos, se eu não domino rotinas e metas. São coisas interdependentes.

4. Um passo a passo prático e detalhado de como organizar a gestão

Resumidamente, vou te entregar um plano. Um passo a passo o mais detalhado possível, na prática, pra você já poder começar e nunca mais se perder no meio do caminho. Ah, e o melhor desse plano de ação é que ele está estruturado para ser um programa de implementação de apenas 10 semanas!

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