Não sabe qual ferramenta usar para se organizar? Agenda digital, papel, software…ou talvez você já esteja cansado de planejar sua agenda porque nunca consegue cumprir o que planejou. Ou pior, não aguenta mais se frustrar com ela e acaba se esquecendo que ela existe.
Se você passa ou já passou por algum desses problemas, venho te perguntar o seguinte: será que você sabe mesmo como usar uma agenda?
Eu falhei muito no começo e por isso aprendi ao longo do caminho algumas técnicas e boas práticas que me ensinaram o verdadeiro jeito de usar uma agenda de forma eficiente – são exatamente esses recursos que vou dividir com você hoje!
Vamos lá?
Adote a Agenda CLR
Essa regra eu mesma criei para me ajudar a organizar meus: Compromissos, Lembretes e Rotinas.
A minha ordem de anotações fica assim:
Compromissos: anoto na agenda na hora que surgem
Lembretes: anoto na agenda na hora que surgem
Rotinas: organizo em uma lista de rotinas
Mas onde eu anoto? Direto na agenda? Não, vamos por partes. Vou chegar lá!
Adote a Regra NAté
É importante você saber que, para ter uma agenda organizada da maneira correta, você precisa organizar também o que não entra nela. Vou te explicar melhor.
A Regra NAté atua quando a gente recebe uma demanda e precisamos organizá-la dentro de um cenário que ocasionalmente foge das Regras CLR e, nesses casos, elas falham se tentamos usar a agenda para nos planejar.
A agenda não é uma ferramenta pra planejar o que você gostaria de fazer.
(tenho um vídeo no Youtube em que falo bastante disso, clica aqui para assistir)
Planejamento se trata de HIPÓTESES.
Agenda é sobre FATOS.
Então, quando uma demanda chegar até você, você deve pensar:
Essa demanda deve ser feita NAQUELE dia ou ATÉ aquele dia?
Se a demanda deve ser realizada NAQUELE DIA, você anota na sua AGENDA.
Se a demanda deve ser realizada ATÉ AQUELE dia, você organiza na sua lista de próximas atividades com ESSE PRAZO na sua LISTA – e não na agenda.
NA (naquele) + Até = NAté!
Então, agora você já sabe: NÃO ANOTE PRAZOS na agenda – e muito menos as coisas que gostaria de fazer.
Ferramentas básicas para ter uma agenda que funciona:
- Lista de rotinas
Como falei, a rotina é uma das coisas que devem estar organizadas na sua agenda. Por isso, ter uma ferramenta como a LGP para estruturar e organizar suas rotinas é essencial.
- Caixa de entrada
É onde você anota todas as coisas de forma aleatória no seu dia a dia, como um caderno, por exemplo. É também onde você recebe informações de forma aleatória (como seus emails e whatsapp). Sem as caixas de entrada tendemos a jogar tudo direto pra agenda sem antes passar por um filtro apropriado que diz onde realmente a demanda deve estar organizada.
- Lista de projetos
Sem a lista de projetos, você não vai conseguir garantir que os seus planos estejam realmente em dia, em andamento, e quando for correto, sincronizados com a sua agenda.
- Lista de próximas ações
Bom, sem essa lista, não tem como aplicar a regra NAté, por isso, ela é crucial pro funcionamento da agenda.
E quais funções do Google Agenda eu uso na prática?
- Função “O dia inteiro”
Utilizo para as rotinas ou compromissos que precisam acontecer naquele dia mas que não têm um horário específico para ser realizado.
- Função “Repetir”
Sempre utilizo essa opção para situações que vão se repetir durante um período, como por exemplo, as rotinas semanais. Mas importante: SEMPRE utilize essa função com repetições de no máximo um mês. É importante que você tenha esse limite para evitar que caso alguma mudança aconteça, sua agenda não se transforme em um eterno caos.
- Asterisco no início da Frase para identificar Rotinas
Sinalizo todas as rotinas com um Asterisco (*) no início da frase para me lembrar a importância daquela atividade de uma forma mais rápida e visual.
- Cores para separar Categorias
Para uma associação mais rápida e também visual, você pode, assim como eu, colorir o eventos de acordo com as categorias do trabalho que elas correspondem. Fique atento para esse não ser um passo que te deixe solto demais.
Bom, se você levar esses 4 itens em consideração eu tenho certeza que, a partir de hoje mesmo, você vai ter uma agenda que funciona. Você nunca mais vai precisar riscar o que anotou num dia da agenda para outro dia por falta de tempo cumprir a agenda.
Isso sem mencionar o sentimento de frustração no fim do dia por não ter conseguido concluir tudo.
E caso você não tenha ideia de como estruturar as demais ferramentas mencionadas nesse vídeo, quero te convidar pra conhecer o Método MRPP Gestão Organizada.
Lá, você vai aprender a usar na prática TODAS as ferramentas que QUALQUER gestor que quer ser mais produtivo, eficiente e organizado precisa saber usar no seu dia a dia para manter tudo sob controle. Para saber mais, é só clicar aqui!