A Aban é uma ONG que gerencia atualmente 66 voluntários, diversos tipos de projetos, e em uma live de uma hora conseguimos discutir e definir 07 rotinas que podem ser estruturadas na gestão da empresa.
Alguns desafios para te contextualizar:
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Coordenadores de projetos sociais mudam constantemente e as informações sobre o projeto se perdem
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Comunicação já foi terceirizada (e paga, ou seja, não voluntária) mas não funcionou
Semanalmente:
1. Estar presencialmente com o público beneficiado do projeto social – Coordenador
Objetivo: ver com seus próprios olhos e sentir na pele como o projeto está impactando na vida deles.
Checklist:
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Os recursos estão sendo aplicados de forma apropriada? Registrar fotos.
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As pessoas estão felizes com o projeto? (Espécie de pesquisa de satisfação com 3 perguntas = indicador)
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As pessoas estão sentindo falta de alguma coisa/item/recurso?
2. Enviar relatório levantado na visita semanal por e-mail – Coordenador
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Avaliar bem o formato deste relatório para ser prático para escrever e prático para visualizar.
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Pode ser utilizado na comunicação da associação.
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Serve como prestação de contas para superior.
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Serve para mostrar os avanços e motivar demais coordenadores de outros projetos.
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Ou seja, um relatório que agrega em pelo menos 3 frentes (importante para demonstrar a importância do relatório)
3. Solicitar materiais para comunicação da associação para os coordenadores de cada projeto – Gestor de comunicação
Mensalmente:
4. Contatar de forma ativa possíveis parceiros para participar ou patrocinar o projeto – Coordenador
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De acordo com as necessidades levantadas nas visitas presenciais.
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De acordo com ideias para fortalecer o projeto.
5. Atualizar “ficha” do projeto – Coordenador
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Registrar ideias futuras para o projeto.
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Registrar contatos realizado com possíveis parceiros – anotar como foi.
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Registrar contatos de parceiros ativos do projeto (nome, telefone, recursos)
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Atualizar indicadores do projeto (conforme planejamento)
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O objetivo principal é registrar toda a inteligência do projeto para que as informações estejam sempre práticas para quando forem necessárias, para que todos saibam qual o status do projeto, para quando trocar o coordenador ter as informações atualizadas e organizadas para poder tocar o projeto sem obstáculos.
6. Planejar comunicação da associação – Gestor de comunicação
7. Apresentar indicadores alcançados do mês passado & planejamento do próximo mês – Gestor de comunicação
Aqui focamos em algumas dores muito específicas mencionadas durante a conversa, mas para cada cargo haverá rotinas específicas, de acordo com o contexto da empresa, do estilo de gerenciamento, tamanho da empresa e o ramo da empresa.
Ao começar a implementar cada rotina, durante o dia a dia, na prática será percebido que algumas rotinas podem melhorar, alguns documentos serão criados e com certeza evoluirão no decorrer do tempo para serem mais práticos e a intenção não é criar processos burocráticos para ter um certo tipo de controle, mas criar ferramentas para que o dia a dia da pessoa seja mais prático e seja uma forma mais eficiente de realizar o trabalho dela.
Para este caso, eu começaria por um cargo existente na empresa, depois começaria a implementar uma rotina de cada vez e contaria com a participação ativa da pessoa que está nesse cargo. De início você precisa de apenas uma pessoa para estruturar as rotinas. Por exemplo, se para o cargo de coordenador você tem 3 coordenadores, escolha apenas um deles para começar a implementar e testar. Depois que estiver funcionando, replique, treine os demais.
Sempre muito importante é demonstrar no treinamento, na comunicação, a importância de cada rotina ou processo para que fique claro que é uma atividade realmente importante para o bom andamento negócio.
Se você quiser definir rotinas para o seu negócio em uma live junto comigo, me manda um direct no meu instagram para a gente combinar. Atenção: as lives são sempre no horário das 12h15.
Além de definir as rotinas, você precisa depois estruturá-las, para isso, conte com a minha série de 04 aulas 100% práticas Rotinas Estruturadas. Saiba mais sobre as minhas aulas neste link.