Como delegar e controlar tarefas operacionais

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Se o seu dia já não comporta mais tantas atividades e você precisa aprender a delegar e controlar atividades operacionais, nesse artigo vamos detalhar o passo a passo para você estruturar essas atividades para não apenas delegar, mas também controlar essas atividades operacianais;

O que é uma atividade operacional?

Uma atividade operacional é uma atividade que faz parte do dia a dia da empresa e que se repete com alguma frequência e que, de alguma maneira, são atividades simples que podem ser executadas por outras pessoas – e não necessariamente você. Alguns exemplos de atividades operacionais: agendar boleto, embalar um produto, atualizar planilhas, responder clientes, realizar pesquisas, despachar pedidos, emitir notas, realizar pagamentos, etc.

O primeiro passo para delegar uma atividade operacional:

Antes de qualquer coisa, você precisa descrever qual é o passo a passo para executar a atividade. Ou seja, criar um documento que funcione como um manual para que a pessoa consiga realizar determinada atividade. Imagina o manual que você recebe para montar um produto que você comprou. Funciona da mesma forma. O formato desse documento varia de acordo com o tipo de processo: pode ser um manual textual, apenas com imagens (fluxogramas), um vídeo. O que importa é que a pessoa que vai executar a atividade operacional consiga ter clareza de como executar a atividade.

Nesse vídeo do Youtube eu mostro um exemplo de como padronizar um processo.

O segundo passo para delegar uma atividade operacional:

Depois de escrever o processo, você precisa chamar a pessoa que vai executar o processo e agendar uma reunião de treinamento para mostrar como o processo deve ser realizado. Nessa etapa, você deve não apenas ler o documento do processo, mas efetivamente executar a atividade operacional e em paralelo mostrar como está descrito no processo para a pessoa ter total entendimento sobre o que está escrito no documento.

Se for uma tarefa realmente muito simples como “Agendar boletos” você não precisa necessariamente agendar o boleto junto com a pessoa porque apenas seguindo o manual ela conseguirá executar o processo tranquilamente. Ainda mais se você colocar imagens ao longo do documento para destacar etapas importantes deste processo.

O terceiro passo para delegar uma atividade operacional:

Depois de mostrar pessoalmente para a pessoa como o processo é realizado e mostrar como descreveu a atividade no documento do manual, agora a pessoa responsável pela execução da atividade deve realizar a atividade seguindo o processo descrito. Você pode ou não acompanhar pessoalmente a execução desta atividade de acordo com a complexidade da atividade delegada. Mas independente se você vai acompanhar pessoalmente ou não, você deve anotar na sua agenda ou na pauta de reunião individual semanal para conferir a execução do processo para verificar se: a execução foi feita do jeito certo ou se a pessoa identificou melhorias no processo. É comum que na primeira vez que uma pessoa execute um processo seja percebido que o processo poderia estar escrito de maneira mais clara, então, não se frustre se tiver que fazer um ajuste, você está na etapa de validação do processo. Então, você vai pro quarto passo:

O quarto passo para delegar uma atividade operacional:

Se no passo anterior você notar que o processo precisa ser ajustado, esse é o momento de ajustar. O ajuste do processo ou manual pode acontecer de duas formas:

  • Esclarecer como as ações devem ser realizadas: ou seja, o processo em si, a ordem do passo a passo continua a mesma, mas faltou esclarecimento, melhorar o texto, as imagens, etc.
  • Ajustar a ordem das etapas do processo: pode ser que na execução seja percebido que é melhor primeiro executar uma ação e depois a outra, então, o ajuste se dá em relação a como o processo é realizado.

O que importa não é o nível de detalhamento do processo, mas quão claro ele está para quem for executar. Ás vezes um processo pode ser apenas uma foto de como você quer o resultado final. Como a montagem de um prato em um restaurante, por exemplo. Não precisa ter um passo a passo do tipo “Primeiro coloque a batata, depois a salada”. Você pode mostrar isso na demonstração do processo e a foto servirá de apoio no dia a dia para a execução do processo. É claro que, até nesse exemplo, se na hora que o liderado monta o prato você percebe que ele erra VÁRIAS VEZES a mesma coisa, talvez seja a hora de detalhar melhor o processo. Errar um vez não é sinônimo de detalhar processo, tenha cuidado com isso porque se não você perderá muito tempo escrevendo processos de forma desnecessária.

O quinto passo para delegar uma atividade operacional:

Agora que o processo está validado e funcionando, você deve estruturar e organizar uma rotina de auditoria para verificar de tempos em tempos a execução deste processo. Isso não é necessário para TODOS os processos. Mas para aqueles que são mais importantes e relevantes para os indicadores de desempenho da pessoa que executa o processo e para a empresa.

A estruturação e organização destas rotinas de auditorias devem ser feitas em uma ferramenta chamada LGP (Lista Geral de Procedimentos). Para cada processo existe um campo com a categoria “Frequência auditoria”, onde você define com que frequência vai auditar aquele processos (diariamente, semanalmente, etc). E também um campo com a categoria “Data auditoria”, onde você define qual será a data fixa desta auditoria. Se for uma auditoria mensal, neste campo você deve preencher em qual dia de cada mês será realizada a auditoria. Exemplo: Todo dia 05.

Dentro do nosso Treinamento Gestão Organizada – Método MRPP, você vai aprender a fazer tuuuudo isso na prática, como estruturar as auditorias, de que forma devem ser feitas, quando é necessário? Quais são as rotinas e processos do gestor, enfim, o método engloba desde metas e indicadores, rotinas, projetos, gestão do tempo e processos e sabe o que é ainda melhor? Lá tem um passo a passo específico e detalhado de por onde você deve começar a organizar toda a sua gestão.

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