Se você está lendo este artigo, provavelmente já passou muito tempo buscando a ferramenta ideal para gerenciar suas atividades e as de sua equipe, tudo em um único lugar. A ideia é simples: aumentar a produtividade da equipe como um todo.
Hoje, quero compartilhar a ferramenta que uso para gerenciar equipes e a estrutura básica que garante seu funcionamento. São apenas três etapas que vão clarear sua vida e que você poderá aplicar imediatamente.
Eu uso essa ferramenta no meu dia a dia e, graças a ela, consigo equilibrar minha vida pessoal e profissional, curtindo minha família, mantendo minha casa organizada, praticando exercícios físicos, estudando e trabalhando as habituais 8 horas diárias, entregando todo o trabalho que me proponho a fazer.
Por que a Organização é Importante para Gerenciar Equipes e como escolher a ferramenta de gestão correta
Amo organização não pela organização em si, mas pelos resultados que ela traz ao meu dia a dia. Organizar sem obter resultados é apenas uma perda de tempo e pode se tornar uma burocracia desnecessária.
Minha abordagem é simples e focada em resultados, tempo e produtividade. Nada está ali por estar. Cada elemento tem um propósito claro.
Meu foco na simplificação é garantir resultados rápidos e permitir que eu termine o dia em paz, sentindo que foi um dia ótimo e produtivo. Após muitos testes e ajustes, percebi que o segredo não está na ferramenta em si (como Notion, Trello, ClickUp, etc.), mas em como você estrutura suas atividades dentro dela.
Pense em um guarda-roupa. Independentemente do material ou cor, o princípio de organização é o que realmente importa. Aplicando esses princípios, qualquer ferramenta pode ser eficiente.
Como Evitar a Falta de Foco e Produtividade quando estiver configurando a ferramenta de gestão
Você já teve dias em que sua mente está por todo lado, pensando em mil coisas diferentes e perdendo o foco? Isso acontece com todos nós, e é crucial evitar que isso atrapalhe sua produtividade e a da sua equipe.
Para começar a colocar as coisas em ordem, siga estas etapas:
Etapa 1: Crie uma Caixa de Entrada
A caixa de entrada é um espaço onde você anota tudo, de forma aleatória, para esvaziar sua mente e ter uma visão clara em um único lugar. Cada membro da sua equipe também precisará dessa ferramenta para se organizar adequadamente.
Basta criar uma página em branco e colocar o título “Caixa de Entrada”.
Etapa 2: Crie uma Lista de Projetos
Projetos são atividades maiores que demandam mais tempo e recursos. Sua lista de projetos deve incluir:
- Nome do projeto
- Gestor do projeto (quem será responsável)
- Frequência de revisão do projeto (diária ou semanal)
- Prazo estimado para conclusão do projeto
- Status (em andamento, incubado ou concluído)
Essa estrutura simples pode ser aplicada em qualquer ferramenta de gestão.
Etapa 3: Crie uma Lista de Atividades
As atividades são as demandas do dia a dia e as tarefas relacionadas aos projetos. Categorize as atividades da seguinte forma:
- Nome da atividade
- Prazo estimado
- Data de realização (para comparar se foi entregue no prazo)
- Responsável (quem delegou)
- Executor (quem vai executar)
- Status (fazer, pendente, incubado, concluído)
Etapa 4: Crie uma Lista de Rotinas
Liste tanto as suas rotinas quanto as de cada membro da equipe. As rotinas podem ser diárias, semanais, mensais, anuais, etc. Você pode estruturá-las dentro da própria ferramenta de gestão ou em um Google Sheets, que permite melhores visualizações e dados.
Manter a lista de rotinas atualizada é crucial para a eficiência da ferramenta de gestão. Sem rotinas estruturadas, a ferramenta se torna desatualizada e inútil.
Conclusão para estruturar a ferramenta de gestão perfeita
Com essas quatro etapas básicas, você terá uma ferramenta de gestão eficiente que garantirá um dia de trabalho produtivo para você e sua equipe.
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Te espero lá!