Fazer a gestão de uma empresa, projeto ou de pessoas, pode parecer uma tarefa bastante desafiadora. E é ainda mais complexo se você só absorve conhecimento e conceitos importantes, sem aplicar na prática ou utilizar ferramentas de gestão.
Por vezes, para acelerar os resultados, monitorar as atividades e motivar a equipe, o gestor cria fórmulas multifacetadas e sofisticadas. Mas ao invés de atingir o sucesso, tanta complexidade pode causar o efeito reverso.
Por isso, a sugestão é simplificar. Ao invés de pensar em fórmulas mágicas para gerenciar, que tal contar com 7 ferramentas de gestão úteis?
Sabendo como implementá-las corretamente, o gestor aplica todos os conhecimentos na prática e transforma positivamente a sua gestão.
1. Governança
A primeira ferramenta para organizar a gestão é a Governança. Este item envolve o alinhamento primário entre os sócios, organograma, definições e expectativas sobre a sociedade.
A governança proporciona facilidade na tomada de decisão. Além disso, melhora o clima corporativo, favorecendo, inclusive, a melhor relação entre os sócios e investidores.
Entretanto, se o responsável por organizar a gestão não for o proprietário da empresa, ou não pertencente ao quadro societário, a governança inicia já com o organograma.
Dentro do Treinamento Gestão Organizada – Método MRPP, estruturamos o organograma com base na divisão APC: Administrativo, Produto e Comercial. De fato, esta divisão garante precisão para definir quem faz o que dentro da companhia.
2. Metas e Indicadores
Depois da governança, é preciso organizar as Metas e Indicadores, que podem ser sintetizadas e separadas por equipe. Agrupar as metas correspondentes ao mesmo time faz com que seja possível limitar a visualização apenas para pessoas autorizadas.
Por isso, uma dica para acompanhar e avaliar como está o andamento diário da conclusão das metas, é anexar o link de uma planilha de Excel na sua aba de favoritos. Assim, ter acesso a essas informações é mais simples.
O uso de cores é altamente recomendado para facilitar a visualização. Além disso, considere a separação das metas para a empresa no geral, por setor, equipe, individual e o que mais se adaptar à sua realidade.
3. Reunião
A próxima ferramenta está diretamente relacionada à comunicação: a Reunião. Primeiramente, existem três tipos de reuniões utilizadas dentro da gestão de equipe: projeto, resultado e individual.
Para manter a organização nas ferramentas de gestão, utilize modelos para estruturar o encontro. Alguns bons exemplos são as pautas e tópicos, que auxiliam na organização antes, durante e após a reunião.
Além disso, vale lembrar-se de criar uma rotina de reuniões. Assim, você conseguirá acompanhar o desempenho dos profissionais e desenvolver uma relação de confiança com eles.
4. Organização
Estamos na metade da lista de 7 ferramentas de gestão e chegamos a um tópico muito importante: a Organização!
No método MRPP, que é a base para o nosso Treinamento de Gestão Organizada, este tópico é baseado em diversas boas práticas de organização.
Nesse sentido, temos a prática LGP: Lista Geral de Procedimentos. Essa é a principal que estrutura todos os processos e rotinas de uma equipe. Aqui, a regra é organizar tudo que é importante para o dia a dia da equipe.
A LGP proporciona visualizar todos os processos e rotinas de forma estruturada. Dessa forma, não apenas a organização da gestão do trabalho fica mais fácil, mas também o arquivo processos em um único local – ideal para treinamentos, acessos e controle dos processos.
Compor os itens com organização proporciona uma visão global, mesmo que haja separação por cargo, setor, função, entre outros.
5. Gestão de Projetos
Nesta fase se estabelece as etapas e ações relacionadas aos projetos. Ou seja, há a distinção de cada projeto, atividades delegadas, checklist de ações, problemas, suporte, entre outros.
Igualmente, a Gestão de Projetos também está relacionada diretamente às metas e indicadores definidos no início deste post.
6. Gestão de Tempo e Planejamento
A ferramenta de gestão de número 6 só é possível fazer, executar e implementar, depois que todas as ferramentas descritas anteriormente forem aplicadas.
De fato, não é possível realizar o planejamento semanal, mensal, anual e até mesmo diário sem possuir algumas informações. É preciso contar com uma relação de quem é a equipe, quais são as atividades, a rotina, processos e projetos que foram estruturados. Por isso, atenção nessa etapa!
Assim, tenha em mente que planejar o tempo necessário para cumprir determinada meta, exige saber qual é essa meta com o máximo de detalhes.
7. Gestão de Pessoas
A última ferramenta de gestão para organizar é a Gestão de Pessoas. Nesse sentido, iniciamos a conversa sobre:
- os princípios
- propósitos
- valores
- missão
- o código de conduta
- avaliação individual de desempenho
- pesquisa de clima organizacional
- como fazer entrevista de desligamento
É neste contexto que se realiza o balanceamento entre os números (indicadores) obtidos e o fator humano. Ou seja, a individualidade de cada integrante de uma equipe.
Já sei quais são as ferramentas de gestão, e agora?
Se você já conhecia essas ferramentas, ao implementar uma única os benefícios já podem ser percebidos. Entretanto, o melhor resultado se encontra utilizando todas estas ferramentas de maneira organizada para que todos os pontos se conectem.
No vídeo abaixo, eu explico exatamente como essas ferramentas funcionam na prática. E ainda mostro como você pode aplicá-las no seu contexto de gestão. Confira!
A ordem em que se implementa e utiliza cada ferramenta é a chave para o sucesso.
Entender como todas as peças se encaixam para atingir os resultados esperados é o primeiro passo para ter uma gestão mais organizada e consistente.