Geralmente todas as práticas que você vê por aí sobre gestão do tempo são sobre “Priorize as urgências”, “Desligue as notificações”, “Durma cedo”, “Faça uma lista de tarefas”, “Crie prazos” ou “Faça pausa a cada 50 minutos”. Mas se fosse tão simples assim, o problema de gestão de tempo do mundo todo já estaria resolvido, né?
Existem 03 coisas muito básicas sobre gestão do tempo que você precisa entender para “Gerenciar seu tempo”.
1. Medir o tempo
Talvez você já tenha ouvido falar essa frase “O que não se mede, não se gerencia“. Então, não adianta nada você tentar organizar uma agenda, criar blocos de tempo e etc, se não medir, se não tiver NÚMEROS sobre a sua gestão do tempo.
Na prática, você vai precisar de uma planilha simples e anotar tudo o que você faz e quanto tempo levou para realizar a atividade.
Sem saber quanto tempo leva para fazer as coisas, você NUNCA estará apto a estruturar sua agenda, planejar as suas rotinas e todos os seus projetos.
2. Aprenda a usar a agenda do jeito certo
Chega de blocos de tempo, chega de usar a agenda pra se planejar. Sua agenda não é uma lista de desejos! Sem saber como usar a agenda do jeito correto você vai apenas se frustrar tendo que passar uma atividade de um dia para o outro porque não conseguiu executar no dia que gostaria.
Essa é uma das coisas mais importantes se você quer gerir seu tempo e, pra te ajudar mais detalhadamente, eu tenho um vídeo que falo exatamente sobre isso. Veja logo abaixo!
3. Processos Padronizados
Todas as vezes que padronizamos um processo, escrevemos qual é a forma mais eficiente de executar uma atividade. Ou seja, não perderemos tanto TEMPO fazendo aquela atividade. Isso porque, através do processo padronizado, temos um caminho claro e já testado anteriormente. Não precisamos mais gastar tempo pensando novamente como realizar essa atividade.
Com uma agenda que funciona você nunca mais terá a sensação de “falta de tempo” ou de que seu planejamento não funciona. A intenção é você ter a visão da sua REALIDADE e, a partir dos seus indicadores de tempo gasto, saber como você vai conseguir encaixar todas as suas demandas. Um exemplo: quero gravar 10 vídeos para o Youtube na sexta. Mas como é a agenda de sexta? Ou como está? Se a agenda não estiver sendo usada corretamente, esse será apenas um devaneio e muito provavelmente será mais uma tarefa que não será executada e te deixará frustrado novamente.
Outra questão: quanto tempo em média você gasta gravando vídeos? Sem essa informação, como saber se isso vai caber na sua agenda? Percebe como uma coisa vai puxando a outra e no fim tudo se conecta?
Com os processos é a mesma coisa. Digamos que você gasta 3 horas com controle financeiro por semana, com um bom processo padronizado, eu tenho certeza que esse número vai diminuir drasticamente. Aliás, tenho um aluno meu que antes gastava 8 horas por semana com o financeiro e depois de padronizar o processo, agora gasta apenas 15 minutos.
Além disso, os indicadores te mostram de forma objetiva quais são as atividades que te tomam mais tempo e, automaticamente, por quais atividades você precisa começar a organizar rotinas ou processos. Ou seja, se você percebeu nos indicadores que a maior parte do seu tempo é gasta com PAGAMENTOS DE BOLETOS, então, a conclusão talvez seja que esse deve ser o primeiro processo a ser otimizado para melhorar sua produtividade.
Gerenciar tempo nada mais é do que gerenciar recursos, e assim como dinheiro, não faz sentido tentar gerenciá-lo através de algumas “boas práticas”, mas sim através de dados para te guiar de forma mais prática e objetiva aonde é que você realmente precisa ser mais eficiente.
Se você quer ter acesso a todas as ferramentas que eu uso para gerenciar meu tempo, agenda, processos, rotinas e todo o contexto da minha gestão, clique aqui para conhecer mais sobre o Treinamento MRPP.
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