Muita gente gasta horas, dias, semanas e até meses pesquisando e testando ferramentas de gestão de projetos para tentar organizar todas as atividades em um lugar só e conseguir entregar suas demandas dentro dos prazos estipulados.

A questão é que: independentemente de qual ferramenta de gestão de projetos você escolha, todas elas, sem exceção, exigirão práticas de gestão para que elas realmente funcionem – e melhor – tragam os resultados que você espera.

Então vamos entender nesse artigo qual é o passo a passo para você DE FATO ter uma gestão de projetos eficiente.

1. Definir e acompanhar indicadores do projeto

Para todo projeto importante você precisa identificar e definir quais são os indicadores de desempenho que mostram que o projeto atingiu o resultado esperado. É importante que você como o gestor responsável por aquele projeto, saiba o que de fato ele está entregando. E não apenas através de feeling ou percepções mas, ter DADOS sobre o que ele entregou.

O tipo de indicador muitas vezes pode ser óbvio, como por exemplo “número de vendas” e “faturamento” para projetos de campanhas de vendas.

Mas, eles também podem não sem tão óbvios assim, como por exemplo um projeto de “Automatizar todos os processos comerciais”. Além das vendas em si, você precisa se perguntar: “o que é esperado desse projeto?”

Alguns indicadores de um projeto como esse poderiam ser:

• Número de dias entre prospecção e conversão da venda
• Quantidade de horas gastas com prospecção
• Número de ocorrências no processo de prospecção e conversão de venda

Não existe uma quantidade específica de indicadores definidos para um projeto. Pode ser um ou mais. Você precisa apenas estar atento para não perder muito o foco ao definir um número muito grande de indicadores. Identifique apenas o que você PRECISA medir e concentre-se nisso. Quanto mais foco, mais energia voltada a um único lugar, e consequentemente, mais resultados.

Quando você tem indicadores claros, o foco do projeto se torna muito mais claro, e com isso, você torna o processo de planejamento do cronograma desse projeto muito mais simples. Por isso, tire ao menos 5 minutinhos de reflexão para definir os indicadores de um projeto. Com esse pouco tempo você será capaz de ganhar um tempo enorme ao planejar o projeto, pois saberá exatamente qual rumo precisa tomar.

Enquanto o projeto estiver em andamento, são os indicadores que vão te dizer se você está ou não no caminho certo e, caso não esteja, poderá recalcular a “rota”, ou seja, o planejamento do projeto, para testar novos caminhos que vão te levar ao resultado esperado. Aliás, tem um vídeo sobre planejamento de projetos no meu canal, e você pode assisti-lo aqui.

Além disso, ao concluir o projeto, com os indicadores bem definidos, você terá 1.000% de clareza se atingiu ou não os objetivos daquele projeto.

Isso vai te ajudar a: planejar os próximos projetos e, principalmente, atender às expectativas de todos que estavam envolvidos nesse projeto. É 2 em 1: melhora o processo de planejamento e é uma fonte de motivação pra equipe (quando atinge os resultados, claro). E, perceba, nenhuma ferramenta de gestão de projetos poderá definir esses indicadores por você. Cabe a você, gestor, líder ou supervisor, identificar quais serão esses indicadores, levantá-los e acompanhá-los.

Agora vamos falar sobre a segunda prática:

2. Atualizar o planejamento/cronograma do projeto

Conectado diretamente aos indicadores, o planejamento do cronograma de um projeto é uma ferramenta inútil caso não seja atualizada. Você pode ter o planejamento mais lindo do mundo, mas, se ele estiver desatualizado, ele é inútil. Sim, inútil (eu sei que a palavra é forte). Pense no planejamento de um cronograma como um GPS.

Mas como assim, Yasmin?

Quando a gente vai começar uma viagem de carro, pegamos o nosso GPS e digitamos o destino, o objetivo onde queremos chegar. Podemos pensar nesse objetivo como os seus indicadores de resultado, aquilo que você deseja obter.

Depois de digitar o destino de objetivo, o GPS traça uma ROTA do caminho para chegarmos no nosso destino. E a rota é como o nosso planejamento ou cronograma de um projeto.

Depois disso, você coloca esse GPS em um local bem visível no carro pra acompanhá-lo enquanto dirige, certo? E, se no meio do caminho surgir um imprevisto, como uma barreira, um acidente ou um longo período de trânsito, o GPS irá recalcular a rota.

Quando isso acontece, você faz o que? Você seguirá o novo caminho atualizado ou você vai preferir manter a rota anterior sabendo que não é a melhor opção?

Nos nossos projetos do dia a dia também deve ser assim. Precisamos ATUALIZAR nossa rota, ou seja, nosso cronograma, caso alguma etapa não aconteça como previsto.

Assim, nosso plano continuará sendo útil no dia a dia.

Se o GPS não atualizasse o caminho, apenas dissesse: “olha, por aqui não dá mais, furou o plano”, o que você faria? Desligaria, certo? Porque ele não vai mais poder te ajudar. E é justamente pela falta de atualização do cronograma que acabamos abandonando os planejamentos que a gente faz, por mais lindos que sejam.

Não adianta achar que um planejamento será 100% perfeito na execução. Isso só aconteceria se você tivesse adquirido a capacidade de prever o futuro. E essa habilidade ainda estamos longe de ter. Portanto, mantenha seu cronograma SEMPRE atualizado.

E agora, a última prática necessária:

3. Revisar o andamento das atividades

De todas, essa é a que soa mais óbvia, né? Nesse quesito, algumas ferramentas podem até te ajudar, mandando mil e-mails com notificações pra avisar se algo está atrasado ou não. Eu particularmente não sou muito adepta desses e-mails e notificações, pois no final do dia, se torna apenas mais informação pra eu processar. Para me anteceder a essas coisas, faço um acompanhamento rotineiro ANTES de as coisas atrasarem então, então nem chego nesse ponto de ser notificada pelas plataformas.

Mas sim, uma ferramenta pode ter alguma funcionalidade que te ajude a destacar projetos em atraso, ou projetos que estão no limite do prazo, porém, não adianta nada se você não FIZER ALGO com essa informação.

Essa revisão também não deve acontecer APENAS quando as coisas desandarem. Na verdade, essa revisão deve acontecer PARA QUE AS COISAS NÃO DESANDEM.

E o que é essa revisão em si, na prática?

Usando a mesma analogia do GPS, é como se a gente estivesse sempre olhando qual é a próxima curva, ou, no projeto, qual é o próximo passo. Vai dar tempo? Temos recursos? A pessoa está ciente? É nesse momento que conseguimos evitar a maior parte dos transtornos ou dos “imprevistos” que acontecem no dia a dia. E, adivinha…a ferramenta de gestão, por mais automática que seja, também não vai fazer isso por você.

Resumindo, as três práticas são:

1. Definir e acompanhar indicadores do projeto
2. Manter o cronograma atualizado
3. Revisar o andamento das atividades

Todas essas práticas são atividades ROTINEIRAS, ou seja, precisam estar bem estruturadas e enraizadas no dia a dia de qualquer pessoa que gerencie projetos.

Sem rotinas, não existe gestão de projetos, portanto, antes de começar a estruturar seus projetos, planejar ou listar todos os seus projetos em uma ferramenta, tenha certeza de que essas rotinas estão estruturadas no seu dia a dia para que a gestão seja realmente eficaz.

No nosso treinamento do Método MRPP – Gestão Organizada, as rotinas são justamente uma das principais etapas do método justamente porque é a partir dela que todas as demais “engrenagens” do nosso dia a dia funcionam verdadeiramente.

É importante saber planejar? É claro! Mas não adianta perder tempo com isso se cada uma das outras pecinhas não estiverem no seu devido lugar.

Se quiser entender melhor como o Método MRPP funciona, basta clicar aqui.