Se você quer aprender como fazer gestão do tempo e planejamento da maneira certa, esse artigo é pra você.

E se você está lendo isso é porque te falta tempo – então serei muito objetiva.

Hoje você vai entender porque é impossível PLANEJAR sem saber como GERENCIAR seu tempo. Vamos ver na prática como essas atividades estão diretamente conectadas!

Como não fazer gestão do tempo e planejamento

Uma das coisas que eu mais vejo no dia a dia das pessoas, é aquele clássico:

“Ahh, vou preparar a to-do list do meu dia, definir as prioridades e planejar os blocos de tempo na minha agenda.”

E o que acontece na prática?

Na primeira hora do dia chega o famoso “IMPREVISTO” e todo o planejamento vai por água abaixo. Ao longo do dia surgem outros imprevistos e aquela to-do list fica completamente esquecida.

No final do dia o que temos é uma pessoa frustrada, pegando tudo aquilo que anotou na agenda daquele dia e passando pro dia seguinte, ou pro próximo, e assim por diante. E claro que essa mesma cena se repete quase em um loop infinito.

Seja sincero, você é essa pessoa?

O jeito certo de fazer gestão do tempo e planejamento

Se a sua resposta foi sim, não se preocupe! Vamos resolver isso agora.

A cena que foi descrita acima acontece por 3 motivos:

01. É impossível PLANEJAR o dia, ou suas atividades, se antes você não GERENCIA O SEU TEMPO

Existe uma frase que eu gosto muito e que resume muito bem esse assunto que diz

“O que não se mede, não se gerencia”.

Ou seja, de nada adianta você tentar organizar sua agenda, criar blocos de tempo, listas de to-do e etc, se antes você não tiver NÚMEROS que te dêem a condição para gerenciar seu tempo.

Um exercício muito simples é capaz de combater isso!

Você vai precisar de uma planilha simples e anotar tudo o que você faz e quanto tempo levou para realizar aquela atividade. Apenas isso!

Se você não souber quanto tempo leva para fazer as coisas você NUNCA estará apto a estruturar sua agenda, planejar suas rotinas e seus projetos de maneira REALISTA.

Exemplo: se você leva 2h para escrever um relatório, mas separa 1h do dia para fazê-lo, seu planejamento tem 100% de chance de fracasso.

Mas como você sabe que leva 2h para escrever um relatório? Medindo o tempo.

Agora transfira esse mesmo raciocínio para várias outras atividades do seu trabalho.

02) Você usa a agenda do jeito errado

Chega de blocos de tempo, chega de usar a agenda pra se PLANEJAR.

Sem saber como usar a agenda do jeito correto você vai apenas se frustrar e ter que passar uma atividade de um dia para o outro porque não conseguiu executar no dia que gostaria. Eu ensino mais detalhadamente a forma correta aqui nesse vídeo.

03) Planejar é uma atividade ROTINEIRA

Se planejar fosse uma atividade pontual, feita apenas uma vez e pronto, o nome não seria “Planejar” mas sim “Prever o futuro”.

Imagine que a sua meta é fazer uma viagem de carro de Curitiba para São Paulo e chegar lá até às 22h.

Sua principal ferramenta durante a viagem será o GPS para te guiar ao longo do caminho, certo? No primeiro momento o que fazemos é colocar no GPS qual é o destino desejado. Ok, meta definida. Depois o GPS nos dá um, dois ou até três trajetos que podem ser percorridos para chegar ao destino final.

De acordo com as variáveis do trajeto você pode escolher um caminho, ou seja, um dos planejamentos para começar sua viagem.

Acontece que, no meio da viagem, pode acontecer um acidente e parar todo o trânsito. O que o GPS faz quando isso acontece? Ele logo procura por novas alternativas e quando possível ele automaticamente recalcula a rota.

Algo semelhante acontece também quando você, mesmo sem querer, erra o caminho. Ele automaticamente recalcula a rota.

Até mesmo porque, se existem outras alterativas disponíveis, não faria sentido você ficar 5 horas parado no trânsito apenas porque não quer mudar o plano inicial. Isso só atrapalharia seu objetivo em atingir a meta de chegar em São Paulo até às 22h.

A ideia desse exemplo é te mostrar que o verdadeiro objetivo de um planejamento é funcionar como um GPS.

Ter essa ideia bem clara em mente é um bom começo pra você aprender a fazer planejamentos que funcionem de verdade.

Então, o que você precisa fazer para saber se está no MELHOR trajeto possível?

• Acompanhar o planejamento ROTINEIRAMENTE, e quando necessário,
• Realizar ajustes no planejamento ROTINEIRAMENTE.

Não analisar o seu plano de forma constante seria a mesma coisa que colocar o destino no GPS, ver o trajeto traçado uma vez, e jogar o GPS no porta malas e não consultá-lo mais ao longo da viagem.

Não faz nenhum sentido, né?

Em resumo, o que você precisa fazer a partir de hoje:

• Registrar o tempo gasto em cada atividade no seu dia a dia
• Usar a agenda do jeito certo
• Planejar e revisar o plano rotineiramente

Espero que tenha gostado desse artigo e até o próximo!