Na disputa Notion ou Asana, quem será o vencedor?

Nesse artigo vou contar pra vocês quais são os pontos fortes e fracos de cada uma dessas ferramentas e qual delas é melhor para você organizar suas tarefas.

Funcionalidades do Asana pra se organizar

Vamos começar entendendo quais são as características do Asana.

Pontos positivos do Asana

Existem dois pontos principais que destacam o Asana:

• Ferramenta pensada exclusivamente para gestão de projetos. Isso é excelente porque, de forma nativa, a ferramenta tem inúmeras funcionalidades já automatizadas para essa função.
• Campos bem específicos já delimitados para planejamento e organização dos documentos dos projetos.

Pontos negativos do Asana

• A versão gratuita deixa um pouco a desejar em muitos recursos, e a versão paga tem um valor um pouco acima da média das outras ferramentas.
• Não possui a função “documentos”, então todas as referências devem ser colocadas em tarefas, dificultando a visualização de alguns itens.
• Apesar de excelente ferramenta para projetos, o sugerido é usar acompanhado de outra ferramenta como o Evernote ou Notion para documentações.
• Somente disponível em inglês.

Funcionalidades do Notion para se organizar

Tendo em vista essas características do Asana, é hora de comparar com o Notion. Vamos lá!

Pontos positivos:

• A função “template” torna possível escolher modelos prontos para baixar e usar, facilitando muito o trabalho.
• Maior personalização de imagens e cores.
• Personalização das visualizações de acordo com preferência de cada pessoa do time.
• Autonomia para criar diversas hierarquias de páginas.
• É possível criar infinitas visualizações com os mesmos dados dependendo do contexto e de quem está visualizando:
  • Só o projeto
  • Só a pessoa
  • Tudo que está pendente
  • Tudo que está atrasado
  • Qualquer outra visão que você queira
• O plano gratuito tem todas as funcionalidades para uma equipe de até 5 pessoas (com exceção de algumas coisas mais operacionais, como tamanho de armazenamento).
• É uma tela em branco, então é 100% personalizável, você estrutura da forma que você e sua equipe precisam.

Pontos negativos:

• Não tem a funcionalidade de “Projetos” nativa: na verdade isso foi lançado super recentemente, e ainda não tem tantas funcionalidades quando comparado ao Asana.
• Não mede indicadores de tarefas de forma automática.
• Quase ninguém conhece o Notion e como ele funciona, por isso, quando uma pessoa da equipe, e até você mesmo, começa a utilizar, tudo é novo e… assustador. A resistência é alta e muita gente acaba desistindo só de ver a quantidade de coisas que dá para criar lá dentro. O funcionário, apesar de ter um acesso restrito apenas as atividades dele, ainda fica muito perdido porque não sabe como “apertar os botões” direito.
• Ainda não tem muitas automações “nativas” como o Asana. ****Mas é possível configurar bastante fórmulas e alguns “caminhos” através dos filtros das visualizações.
• É uma tela em branco. Sim. Esse é um ponto positivo mas também é negativo. Quando a gente tem liberdade pra fazer tudo de tudo, temos a tendência de ficar criando muitas coisas que não são verdadeiramente úteis no dia a dia. Além disso, não temos um critério tão bem definido assim para organizar as coisas, então, apesar de tudo estar no mesmo lugar, parece que está tudo solto e algumas informações podem ficar duplicadas ao longo do sistema.

Em resumo, o Asana é uma ferramenta muito mais refinada especificamente para a gestão de projetos e eu a usaria se eu gerenciasse projetos muito complexos e refinados – o que não é o caso da maioria dos gestores.

Eu optei por usar o Notion por ser uma ferramenta mais fácil de personalizar e, principalmente, por ser mais fácil de disponibilizar templates para outras pessoas.

No Método MRPP, por exemplo, eu mostro exatamente como configurar o sistema de gestão em cada tipo de ferramenta, desde Asana, Notion, Monday, ClickUp, Evernote e Microsoft.

Mas é apenas no Notion que consigo disponibilizar um link de template para os alunos duplicarem TUDO o que estruturei de forma simples, rápida, com pouquíssimos cliques. Ou seja, os alunos que decidirem usar outras ferramentas, como o Asana, precisarão assistir a aula de configuração do método na ferramenta e, “construir” cada página, cada seção, cada template por conta própria, e aí sim, conseguirão aplicar o método por completo.