Na disputa NotionXTrello, quem vence?
Qual deles é melhor para você organizar suas tarefas?
Nesse post, além de te mostrar qual deles é o melhor, quais os pontos positivos de cada um, também vou te contar qual deles uso em meu dia a dia e o motivo que me fez tomar essa decisão.
Então vamos começar pelo Trello:
Pontos positivos do Trello para organização:
- Ele possui uma estrutura clara e intuitiva
- Colunas
- Quadros
- Pessoas
Sendo assim, se torna simples para delegar e gerenciar, pois uma vez que o formato é familiar, fica fácil compreendê-lo rapidamente.
- A equipe entende facilmente como visualizar os itens
- É mais popular e, por isso, tem mais fácil aceitação
A maior parte das pessoas já experimentou o acompanhamento de projeto baseado na estrutura presente no Trello. Sendo assim, se sentem mais confortáveis por utilizar uma ferramenta com que já possuem uma certa afinidade.
- Apesar das inúmeras funcionalidades, o básico do básico é muito simples de fazer
- Arrastar os cards para o lado
- Ajustar uma etiqueta
- Ajustar uma data
- Adicionar comentários de acompanhamento
- Marcar pessoas como responsáveis
Pontos negativos do Trello para organização:
- Não é possível criar muitas visualizações diferentes
- Aguardando resposta
- Prazos previsto X Prazo realizado
Considerando um cenário de acompanhamento mais detalhado, a ferramenta não tem muitas funções práticas que permitem isso.
- A maior parte das funcionalidades automatizadas estão no plano pago
O que dificulta ainda mais o trabalho do gestor especialmente considerando o cenário onde ele possui um número maior de colaboradores.
- Não dá para cruzar informações entre os quadros de forma visual
Caso você queira cruzar informações será necessário realizar isso manualmente a cada nova atualização.
- Sem gestão, é apenas uma ferramenta de acompanhamento de status
Se você não possui ou aplica conhecimento técnico sobre gestão, o Trello se torna apenas uma ferramenta que organiza o status das demandas: Fazer – Fazendo – Feito. E esse formato pode até ajudar em alguns projetos mais simples, mas não vai resolver seus problemas de gestão de forma totalitária.
Agora vamos analisar o Notion
Pontos positivos do Notion para organização:
Basicamente ele resolve os principais pontos negativos citados do Trello
- É possível criar infinitas visualizações com os mesmos dados dependendo do contexto e de quem está visualizando
- Só o projeto
- Só a pessoa
- Tudo que está pendente
- Tudo que está atrasado
- E muitas outras, basta criar propriedades para serem filtradas
O Notion trabalha com o sistema de Databases, que é como se fosse uma base central de organização dos dados. E, a partir de uma mesma Database é possível criar inúmeras visualizações dos dados, totalmente personalizadas baseadas na sua necessidade.
- O plano gratuito tem todas as funcionalidades para uma equipe de até 5 pessoas (com exceção de algumas coisas mais operacionais como: tamanho de armazenamento)
- É possível cruzar informações entre base de dados facilmente e tudo fica 100% conectado.
- É uma tela em branco, então é 100% personalizável. Você estrutura da forma que você e sua equipe precisam.
Pontos negativos do Notion para organização:
- Poucas pessoas conhecem o Notion e como ele funciona, e por isso, começar a utilizá-lo pode ser um pouco assustador no início. A resistência é alta e muitas pessoas acabam desistindo só de ver a quantidade de possibilidades que a ferramenta oferece. O funcionário, apesar de ter acesso limitado apenas as atividades dele, ainda assim, pode ficar muito perdido por não saber como “apertar os botões” direito. Isso é normal! Uma ferramenta nova, de modo geral, sempre causa estranhamento nas pessoas.
- Ainda não tem muitas automações “nativas” como o Trello. Entretanto, ele disponibiliza do sistema de fórmulas e “caminhos” através dos filtros das visualizações e que são verdadeiros atalhos para construir as páginas da maneira que você achar melhor.
- É uma tela em branco. Sim. Esse é um ponto positivo mas também é negativo. Quando a gente tem liberdade pra fazer tudo de tudo, temos a tendência de ficar criando muitas coisas que nem usamos no dia a dia. Além disso, não temos um critério tão bem definido assim para organizar as coisas, então, apesar de tudo estar no mesmo lugar, parece que está tudo solto e algumas informações ficam duplicadas ao longo do sistema.
Considerando então, todo esse cenário, eu, particularmente, prefiro usar o Notion para organizar toda a gestão dada a sua flexibilidade e suas funcionalidades. Ainda assim, não é só porque eu estou falando isso que você TEM QUE usar o Notion. Não se sinta com essa obrigação, ok? Para alguns contextos, tipos de equipe, cargos mais operacionais, por exemplo, o Trello pode ser a melhor opção especialmente por ser mais simples.
Hoje se eu entendesse que em uma equipe o Trello fosse a melhor solução, eu a usaria e ainda assim, continuaria usando o Notion para o restante da gestão.
Eu entendo que essa ideia de TER TUDO NO MESMO LUGAR, na minha opinião, não é algo 100% real para TODOS os contextos. Por isso é importante entender a realidade e trabalhar com processos e ferramentas que tornem o SEU contexto mais eficiente, considerando as particularidades existentes nele.
Acredito tanto nisso que eu consegui criar uma estrutura com Método MRPP que é possível usar em praticamente qualquer ferramenta. No Treinamento Gestão Organizada MRPP, eu disponibilizo tanto o template do MRPP para usar no Notion, como o template do MRPP para usar no Trello. Você pode escolher em qual delas deseja aplicar o template e já encurtar o caminho! Clique aqui para saber mais!