Planejamento anual 2023: Como fazer do jeito certo

Planejamento Anual: como fazer (e o que acontece quando você não faz)

A maioria das pessoas não define metas para o ano porque as coisas nunca saem como o planejado. Por isso, nesse post eu vou te mostrar como fazer um planejamento pro ano que realmente funciona e o que VOCÊ tem que fazer para ele funcionar.

É importante entender que uma das principais consequências para quem não tem o POA (Planejamento Operacional Anual) são a falta de foco e a definição de metas fora da realidade. Todos sabem que metas devem ser um equilíbrio entre audaciosas e realistas, e o POA é justamente a ferramenta para garantir que as metas realmente fazem sentido. Afinal, metas que não são realistas geram uma única coisa: FRUSTRAÇÃO. Mas fica tranquilo porque depois desse post isso não vai mais acontecer com você – se você seguir o passo a passo, é claro.

O que é o Planejamento Anual

Essa metodologia que eu criei para organizar a operação do ano é a ferramenta que conecta as METAS que foram definidas com a REALIDADE da operação de uma equipe, e por isso é de fato um GUIA para a execução das metas.

O POA depende totalmente do planejamento estratégico. Então o POA, como o próprio nome já diz, trata da OPERAÇÃO, e não da estratégia. Ou seja, entra em questões muito mais detalhadas para entender se a meta realmente é possível.

A partir da DEFINIÇÃO das metas, é preciso definir COMO alcançar as metas. É aí que o POA entra. Ele é o “COMO” chegar lá.

Não detalhar o “COMO” é o mesmo que viajar de carro para um destino que você nunca foi, mas sem ligar o GPS. Ou seja, o Planejamento Operacional Anual é o mapa com o caminho que você vai percorrer.

Neste MAPA, teremos uma visão MACRO de todo o trajeto que precisamos percorrer para chegar no DESTINO FINAL. Ou seja, na META.

Resumo: o Planejamento Operacional Anual é o caminho traçado no GPS.

Então vamos para a parte prática?

Como fazer o Planejamento Anual na prática

Então, antes de mais nada você precisa definir quais são suas metas para o ano. E quando falamos de METAS precisamos entender apenas uma coisa: DESTINO FINAL, ou seja, onde eu quero chegar. Pronto. Fazer isso não tem mistério, você pode simplesmente escrever em um post it e, a partir disso, destrinchar o POA.

Para estruturar o POA você precisa fazer o seguinte:

Antes de pensar onde quer chegar, você deve organizar outras demandas que são inerentes a qualquer negócio ou equipe.

Então, primeiro você precisa ter a visão do ano separada por meses:

E aí, nessa visão, você vai organizar os seguintes acontecimentos especificamente nessa ordem:

• Feriados: anote aqueles que caem em dias úteis para programar folgas para a equipe.
• Datas comemorativas importantes do negócio/equipe: um exemplo é o dia dos namorados. Se essa data é relevante para o seu negócio, anote nesse calendário para criar campanhas promocionais, por exemplo. O aniversário da empresa também é uma data relevante.
• Férias coletivas: caso a operação da sua equipe viabilize esse tipo de férias, destaque esse período no calendário.
• Férias individuais: crie uma rotina mensal ou trimestral para agendar as férias da sua equipe. Quanto antes organizar, melhor para evitar imprevistos, e melhor para organizar as substituições de cada pessoa ao longo do ano.
• Eventos internos: eventos realizados pela empresa. Festas do dia do trabalho, final de ano para clientes, final de ano para funcionários, etc.
• Eventos externos: eventos não realizados pela empresa mas que ela quer participar. Feiras, congressos, etc.
• Marcos operacionais: lançamentos de produtos ou outros projetos relacionados às metas.

Depois de você preencher seu ano com todos esses acontecimentos, você vai ver na prática se suas metas são realistas.

Esse também é o momento de refinar suas metas e projetos caso julgue necessário.

E aí, depois de ter essa visão do ano todo, você terá pronto o seu Planejamento Operacional Anual.

O que é necessário para o Planejamento Anual funcionar?

Não adianta nada fazer o planejamento se você não tiver os recursos necessários para que ele funcione.

Entenda o que você precisa fazer para o Planejamento Operacional Anual funcionar:

Rotinas Gerenciais Estruturadas – RGE

Rotinas Gerenciais Estruturadas são rotinas de gestão que fazem parte do dia a dia de qualquer gestor realmente produtivo.

Elas são diárias, mensais, semanais, semestrais e até anuais. A maior parte das atividades rotineiras do trabalho são ou devem ser rotinas.

Quero falar um pouco sobre uma das que considero mais importantes: a rotina mensal.

A rotina mensal é a que garante que você está no caminho certo, no caminho que você planejou. Por que? Porque ao fazer o Planejamento Operacional Mensal (POM) você alinha os projetos que definiu para o próximo mês e, durante o mês, foca apenas nos projetos necessários para aquele curto prazo, sem ocupar espaço mental com o que ainda está por vir.

Aliás, o que está por vir, pouco importa, pois você pode ter um resultado péssimo em um mês e, por isso, ter que RECALCULAR a rota. Ou seja, AJUSTAR o seu POA.

Isso significa que seu plano não funcionou? Não. Apenas significa que você não é um mago que prevê o futuro.

Por exemplo: se temos uma meta de melhorar a produtividade do time e, para isso, decidimos que vamos comprar novos equipamentos, pode ser que essa compra não reflita no resultado esperado. E aí, você vai seguir no mesmo plano? Não, vai ajustar – da mesma forma que um GPS recalcula a rota quando você encontra uma via em obras. Ou você vai parar a viagem e ficar ali parado esperando consertarem a via?

Entenda: não existe isso de “um plano funcionar”. O plano precisa se adequar à realidade porque nós, como seres humanos, não temos o poder de controlar todos os fatores. Entender isso, e ser realista quanto a isso, fará com que seu plano esteja sempre atualizado e adequado à realidade para chegar no destino final que você deseja. Sem esse entendimento da realidade NENHUMA planilha ou metodologia vai funcionar, sinto lhe informar.

Então, pelo bem do seu planejamento, NÃO ignore a rotina mensal POM. É ela que garante que seu plano esteja sempre realista.

Sistema e ferramenta de gestão

A segunda coisa que você precisa é ter uma boa ferramenta de gestão para implementar seu sistema de gestão.

Você pode escolher entre: Evernote, Notion, Trello, enfim, a ferramenta que você preferir, e estruturar lá entro uma LISTA DE PROJETOS.

Todo mês você vai ver o que será feito naquele mês, e cada item do mês será um PROJETO.

Resumidamente, um projeto é uma atividade que tem COMEÇO-MEIO-FIM, e você precisa ter essa visão de todos os seus projetos ativos diariamente no seu sistema de gestão de projetos. Se você não gerenciar seus projetos de maneira adequada, será impossível realizá-los dentro dos prazos estimados e, aí sim, seu POA vai por água abaixo.

Por onde começar o Planejamento Anual?

Para começar a implementar o Planejamento Anual siga esse passo a passo:

• Estruturar o Sistema de gestão
  • Onde entra a Lista de projetos
• Estruturar Indicadores
  • Onde entram as metas
• Estruturar as RGE (Rotinas Gerenciais Estruturadas)
  • Rotina de acompanhamento a evolução dos indicadores e metas
  • Rotina de acompanhamento do andamento dos projetos
  • Rotina de Planejamento Operacional Mensal
• Realizar o Planejamento Operacional Anual
• Estruturar o Processo de Planejamento Operacional Mensal
  • Esse processo será um checklist do que você precisa fazer anotando todos os pontos que você deve fazer mensalmente – no Método MRPP já temos esse checklist prontinho pra você usar e incrementar de acordo com o seu contexto.
    • Nesse processo está descrito várias atividades como: Revisar os indicadores Mensais; Atualizar o status das metas; Revisar o POA; Adicionar os projetos do mês seguinte do POA na Lista de Projetos; Organizar as rotinas do gestor e da equipe; e outras atividades gerenciais que devem ser executadas para organizar a operação mensal.
  • Esse processo, como eu falei antes, é essencial para manter o POA atualizado e em dia para não se perder no meio do caminho.

Resumindo: como implementar o Planejamento Anual

• Metas → Rotinas → Projetos → Processos
  • Metas para saber aonde você quer chegar
  • Rotinas para manter os planos atualizados
  • Projetos para garantir os prazos
  • Processos para delegar com eficiência

Não é a toa que minha metodologia, a Gestão MRPP significa justamente: Metas, Rotinas, Projetos e Processos.

Se você quiser saber mais detalhes sobre o nosso Treinamento Gestão Organizada Método MRPP, basta clicar neste link.

Te espero lá!