Como melhorar a proatividade da equipe

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Existem 03 fatores principais que fazem você NÃO TER uma equipe proativa como você deseja ter. Nesse post eu não vou te falar só sobre quais são os 03 fatores, mas principalmente, como colocar em prática ações que vão te garantir a equipe proativa que você deseja. Então vamos lá:

Falta de proatividade – Fator 01 – Transparência radical

Antes de tudo: TRANSPARÊNCIA RADICAL NÃO É TRANSPARÊNCIA TOTAL.

Qual é a diferença? Existem três tipos de informações que não deveriam ser transparentes: As informações de natureza privada, pessoal ou confidencial e que não têm impacto significativo sobre o trabalho; aquelas informações que colocam em risco os interesses da empresa no longo prazo e dos clientes, e estratégias em disputas jurídicas; e finalmente, informações cujo valor de compartilhar seja muito baixo e a distração muito alta (como as remunerações).

Quando falo sobre transparência radical, quero dizer que as pessoas precisam ter transparência sobre o seu desempenho e comportamento no que diz respeito ao seu trabalho na empresa. E assim como qualquer coisa, a transparência radical também tem seus prós e contras.

É importante ressaltar que a transparência não se remete apenas aos acontecimentos negativos. Ela também é essencial para reforçar bons comportamentos e valorizar a atitude de cada pessoa. Se algo não estiver bem, a transparência servirá essencialmente para manter os níveis de excelência sempre elevados.

Quanto mais as pessoas souberem o que está acontecendo – as boas e ruins – melhores decisões elas tomarão por conta própria.

O lado ruim, no entanto, é que querer mudar a cultura da sua equipe para uma cultura de transparência radical pode levar um certo tempo. Não é um processo natural, que nossa natureza humana goste ou seja facilmente adaptada. Há pessoas que podem levar até um ano e meio para aderir à cultura. E tem gente que nunca nem vai aderir, vai do perfil de cada um.

Mas o que a proatividade tem a ver com isso?

Bom, como mencionei, ter uma cultura transparente faz as pessoas terem a mesma visão que você, garante alinhamento e, com isso, elas sabem exatamente como podem superar as suas expectativas e ter comportamentos proativos. Um exemplo bem básico: chega alguém na empresa e ao se servir de café derruba o café no chão, mas quem é responsável pela limpeza ainda não chegou. Não é por isso que a recepcionista não deve levantar e limpar a sujeira. Esse tipo de feedback deve ser dado o mais cedo possível para que a pessoa saiba o nível de excelência que a empresa deseja para seus clientes independente de quem seja responsável por tal atividade. Com esse feedback, a recepcionista sabe claramente o que é esperado dela e pode ser mais proativa nas próximas ocasiões.

Mas como colocar isso em prática, a partir de hoje? Implementando as reuniões individuais semanais.

É nesse momento que você tem a oportunidade de dar esses feedbacks, semanalmente, ou seja, de maneira recorrente, para deixar tudo o mais transparente e alinhado possível.

Falta de proatividade – Fator 02 – Crie uma cultura em que seja ok cometer erros, mas que seja inaceitável não aprender com eles

TODO mundo comete erros, inclusive você. Não aceitá-los ou não saber como lidar com eles com certeza reprime sua equipe de ter comportamentos proativos que causem algum risco ao desempenho no trabalho. A grande questão então é: como lidar com os erros no dia a dia? Como estimular a proatividade a partir dos erros que acontecem?

É importante, primeiro, discernir dois tipos de pessoas as pessoas capazes que erram e são abertos a aprender; e pessoas capazes ou incapazes que não conseguem reconhecer os próprios erros e aprender com eles. As pessoas que não forem capazes de lidar com a transparência e aprender com seus erros não são pessoas que irão se adaptar numa cultura onde seja OK cometer erros. Porque o erro é totalmente admissível, mas não aprender com eles, não.

Para trabalhar de forma prática nessa cultura, sempre que um erro for cometido, olhe primeiro para o processo. Como o processo poderia ser melhorado para que esse erro seja evitado? Ao abordar o erro dessa forma você consegue lançar luz e foco para a solução e não para quem cometeu o erro. Por isso ter um sistema de controle de processos faz com que você tenha as ferramentas necessárias para aprender com os erros sempre que eles acontecem. E uma equipe que tem a mentalidade de aprender com os erros tende ser uma equipe muito mais proativa porque não tem medo das consequências. É claro que infringir as regras sensíveis da empresa já é uma situação muito diferente do que apenas “cometer um erro”.

Falta de proatividade – Fator 03 – Procure pessoas dispostas a olhar pra si mesmas com objetividade

O que você pode fazer sobre isso é considerar duas coisas:

  1. Todo mundo tem pontos fortes e pontos fracos
  2. Lembre-se que as pessoas não podem mudar tanto assim

O que isso quer dizer na prática? Não quer dizer que as pessoas não possam melhorar. Tecnicamente somos capazes de aprender inúmeras atividades. Mas quando falamos de comportamento, não são coisas que podemos ensinar ou mudar nas outras pessoas.

E como podemos ajudar as pessoas a se olharem de forma objetiva? Estruturando os indicadores de desempenho individual da pessoa. Assim, você e ela terão o mesmo ponto de vista e poderão avaliar de forma objetiva seus pontos fortes e seus pontos fracos. Aqui no nosso canal do YouTube tem um vídeo completo sobre indicadores de desempenho individual. E o que isso tem a ver com a proatividade? Bom, pessoas que sabem quais resultados esperamos delas de forma objetiva, através de indicadores, têm muito claro quais são os pontos que ela precisa melhorar sem nem termos que falar pra ela antes. Ela pode, de maneira proativa, buscar melhorar seus próprios resultados.

O que fazer para melhorar a proatividade?

Recapitulando:

Fator 01 – Transparência radical → Como fazer na prática → Implementar as reuniões individuais semanais

Fator 02 – Crie uma cultura em que seja ok cometer erros e inaceitável não aprender com eles → Como fazer na prática → Implementar sistema de controle de Processos padronizados

Fator 03 – Procure pessoas dispostas a olhar pra si mesmas com objetividade → Como fazer na prática → Implementar indicadores de desempenho individual

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