As 12 rotinas gerenciais essenciais

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Para algumas pessoas, ter uma rotina bem estruturada pode ser sinônimo de ter um dia muito limitado. Entretanto, por mais estranho que possa parecer, ter uma rotina diária estruturada pode te garantir mais liberdade do que limitação ao longo do dia. Para os gestores, organizar rotinas gerenciais pode ser um grande aliado na hora de ter controle sobre as inúmeras atividades do dia a dia.

Sem uma rotina estruturada, é muito provável que você passe seus dias cercado por estresse e ansiedade, sem conseguir executar ou delegar todas as tarefas necessárias no seu dia a dia. A sensação mais latente é de falta de controle, o que  contribui ainda mais para criação de um caos completo no seu dia.

Por isso, as rotinas gerenciais são essenciais para ajudar no controle desse caos que pode tomar conta das suas demandas diárias.

Confira quais são as 12 rotinas gerenciais para te ajudar a manter tudo sob controle!

O que significa “ter controle”?

Antes de conhecermos as 12 rotinas gerenciais, também é importante ter em mente o que significa “ter controle” ou “estar no controle”.

Quando chegamos na fase adulta da vida, percebemos que na verdade, ninguém pode ter controle absoluto de nada. Não pode mudar este fato, mas, pode-se ter controle para estar preparado frente aos imprevistos e às adversidades que podem ocorrer durante o dia a dia de uma pessoa.

Por exemplo, imagine-se em um jogo de tênis. Sabemos que não é possível prever cada direção ou movimento que a bola de tênis fará para chegar até você. Por outro lado, você pode estar na posição correta, com foco em ter uma visão nítida do que pode acontecer a sua frente, sem contar com todas as horas dedicadas aos treinos diários.

Isto é, as rotinas gerenciais são esta visão de que apesar de não controlar absolutamente tudo, você pode ter em perspectiva o que realmente está acontecendo, o que é uma prioridade e como agir frente às suas demandas.

Apesar do segmento do seu negócio ou da sua área de atuação, existem rotinas gerenciais que podem ser aplicadas a qualquer contexto do seu dia a dia. São essas rotinas que podem te garantir ter um dia mais produtivo e organizado.

As rotinas gerenciais podem ser divididas para o início e fim do dia.

Rotinas gerenciais para o início do dia

De modo geral, podemos categorizar 6 rotinas para serem feitas ao início do dia.

  1. Processar caixas de entrada

Vamos definir como “caixas de entrada”, qualquer lugar que você recebe informação e demandas para serem executadas. Pode ser sua caixa de entrada do e-mail, suas redes sociais, assim como o WhatsApp, ou sistemas de gestão de tarefas.

Como o nome da rotina já diz, não é necessário começar a executar suas atividades nesse exato momento. O importante é identificar e processar a próxima ação que precisa ser feita e organizá-la.

2. Acompanhar lista de Aguardando resposta no E-mail

No seu e-mail, pode ser interessante criar pastas de “aguardando resposta” para ter organizado o que já foi respondido ou que ainda precisa de uma resposta. Assim, é importante verificar essa pasta todos os dias para manter tudo atualizado, afinal, o que for sendo respondido não precisa mais estar presente nesta pasta.

3. Acompanhar lista de Aguardando resposta no Notion

No Notion, costuma-se anotar cada atividade que foi delegada ou terceirizada por você. O importante aqui é usar esta ferramenta de “aguardando resposta” no Notion mais para atividades terceirizadas do que para as delegadas.

Provável que a pessoa que cumprirá essa atividade não esteja na lista da sua equipe no Notion, e que seja preciso reservar um local apropriado para ter o controle da resposta esperada.

4. Acompanhar atividades delegadas

Agora é o momento de verificar quais atividades foram delegadas para sua equipe. Isto é, verificar na lista de cada um o que está dentro do prazo ou não. E ainda, auditar alguma atividade se for muito necessário.

5. Realizar atividades delegadas à mim

O próximo passo das rotinas gerenciais é realizar as atividades que foram delegadas à você. O gestor deve ser o gargalo de produção para que a equipe possa realizar o seu trabalho.

Tudo isso deve estar organizado na lista de atividades que sua equipe preenche diariamente, com uma coluna para quem lançou a tarefa, sob o título de “Responsável” e outra para quem vai executar a tarefa, com “Executor” no título.

6. Levantar e/ou analisar indicadores

Para essa rotina, caso alguém possa realizar o levantamento de indicadores para você, só será preciso analisá-los. Aqui, será preciso ter definido quais são os indicadores que devem ser acompanhados e analisados diariamente. Alguns indicadores que podem ser verificados são: controle de estoque, financeiro, produtividade, entre outros.

Rotinas gerenciais para o final do dia

Sua rotina para o final do dia pode variar muito de acordo com o contexto do seu dia a dia. Apesar da possibilidade de juntar as rotinas gerenciais da manhã com as do final do dia, pode ser que isso a torne mais longa ou inflexível. Realizar a rotina para o final do dia, ajuda a ter tudo organizado com mais clareza para o dia seguinte.

  1. Processar caixas de entrada

Assim como no início do dia, você pode processar as mesmas caixas de entrada. Ou até adicionar anotações que foram feitas em um caderno ao longo do dia, já que ele também funciona como uma “caixa de entrada”.

2. Revisar projetos diários

Faz-se necessário ter uma lista de projetos, e dividi-la em projetos com revisão diária e projetos com revisão semanal. A revisão de projetos diária é importante para garantir que a próxima ação do seu projeto esteja definida e organizada. Ela é ideal para projetos que possuem mudanças constantes.

3. Controle horas por projeto

Ter o hábito de controlar quantas horas são necessárias para executar atividades-chaves pode ser de ótima ajuda para você. Principalmente, na hora de obter informações sobre quanto custa o seu tempo gasto, qual atividade vale realmente ser delegada ou terceirizada.

Por isso, passe a anotar a duração do tempo dessas atividades. Lembre-se que não é preciso anotar o tempo de atividade muito curtas.

4. Listar o que você teria delegado

No dia a dia, pode virar um costume realizar atividades que não precisariam ser feitas por você, que poderiam ter sido delegadas à outra pessoa, mas que se encaixam na ideia de “ser mais rápido fazer do que delegar” acabam sendo feitas por você de todo modo.

Essa rotina é bem simples, mas te ajuda a verificar se esta atividade poderia ter sido feita por você ou é preciso que ela passe a delegada. Caso seja necessário delegá-la a outra pessoa, marque isso na pauta de reunião individual semanal dela.

5. Organizar arquivos

Ao final do dia, verifique os arquivos que precisam ser mantidos em ordem e organize cada um deles em suas respectivas pastas.

Se você já tiver uma estruturação prévia da organização destas pastas, essa rotina levará apenas alguns segundos.

6. Revisar agenda de amanhã

Por último, é preciso entender que “revisar agenda de amanhã” não significa ter que fazer uma lista de prioridades para o dia seguinte. Este é um dos erros de gestão de tempo mais cometidos pelas pessoas.

Se você for o tipo de pessoa que gosta de ter sua agenda também no “papel”, a transcrição de suas tarefas para um caderno ou aplicativo que funcione igual a um caderno, irá funcionar muito para que você possa realizar suas demandas e dar “check” em cada. Mas se você não tem essa necessidade, basta se lembrar de sempre olhar sua agenda de amanhã que funcionará da mesma forma. Pode parecer sem muito o que se fazer, mas não é preciso começar a fazer cada uma dessas rotinas da noite para dia. O importante é ter em mente que as rotinas gerenciais te ajudam a diminuir a preocupação com o que precisa ser feito na sequência.

As rotinas são como um guia, que te permitem ter uma visão mais nítida e ampla das diversas atividades executadas por você ou na sua empresa, e que te trazem segurança na hora de tomar decisões acerca do que precisa ou não ser feito.

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