É possível sair do operacional sem perder o controle?
Sair do operacional é uma necessidade de qualquer gestor, afinal, o papel do gestor é gerenciar e não executar atividades operacionais – para isso ele tem uma equipe. De modo geral o tempo do gestor deve estar direcionado pelo menos 80% para atividades gerenciais. Mas como a gente faz, na prática, pra saber que estamos nesse “lugar”?
Nesse post vou te mostrar o passo a passo completo pra você, finalmente, sair do operacional sem perder o controle e tendo clareza que você está dedicando seu tempo ao que realmente deveria: gerenciar. Ou seja, delegar, sem perder o controle.
Afinal, qual a diferença entre operacional e gerencial?
Para muitas pessoas a atividade “gerenciar” é uma coisa muito subjetiva. Mas o que é isso na prática? O que é gerenciar?
Gerenciar se resume em três atividades: Planejar → Garantir a execução → Revisar o plano
O objetivo do gestor é garantir que a operação seja eficiente, garantir o bom desempenho e motivar a sua equipe para atingir os objetivos.
Então, vamos ao que interessa: para a parte prática!
Projeto: Saindo do operacional em 05 passos
Hoje você vai começar o seu projeto “Saindo do operacional – sem perder o controle”.
Como eu organizo todas as nossas iniciativas através de gerenciamento de projetos, deixo abaixo o checklist completo formatado e pensado exclusivamente com o objetivo de sair do operacional.
Checklist para sair do operacional – Etapa 01: Identificando a prioridade
- [ ] Definir qual sua meta e indicador, ou seja, resultados esperados
- Meta: Sair do operacional
- Indicador: 20% Tempo operacional X 80% Tempo gestão
- [ ] Definir lista de atividades que você precisa delegar
- [ ] Analisar quanto tempo você leva pra realizar essas atividades
- [ ] Estruturar planilha de controle de tempo
- [ ] Estruturar a rotina pra levantar os dados iniciais diariamente
- Estimativa de duração da etapa 01: até 7 dias
Checklist para sair do operacional – Etapa 02: Organizando o processo
- [ ] Ordenar as atividades que precisa delegar por ordem de prioridade
- [ ] Organizar e delegar cada atividade da lista:
- [ ] Organizar o processo de uma atividade pela ordem de prioridade
- [ ] Realizar treinamento para delegar o processo desta atividade
- [ ] Colocar na pauta de reunião individual semanal pra acompanhar e validar o processo
Checklist para sair do operacional – Etapa 03: Avaliando os resultados
- Depois de 2 semanas:
- [ ] Comparar resultados dos indicadores sobre tempo operacional X gestão
- Seu projeto estará concluído após finalizar a organização de todas as atividades operacionais listadas nesse projeto
- A lista destas atividades e outras informações devem estar acomodadas dentro do seu projeto desta maneira:
Lista de atividades operacionais que serão delegadas:
- [ ] Atividade 1
- [ ] Atividade 2
- [ ] Etc…
O que preciso ter para sair do operacional?
Recursos necessários para sair do operacional:
- Metas e indicadores estruturados
- Rotinas Estruturadas
- Para levantar indicadores, analisar indicadores, gerenciar o projeto, realizar reunião individual semanal
- Sistema de gestão de projetos
- Sistema de organização de processos
Se você quer aprender como estruturar essas ferramentas e gestão do zero, passo a passo, te convido para conhecer o Método MRPP – Gestão Organizada. MRRP, pra quem não sabe, significa justamente: Metas, Rotinas, Projetos e Processos.
Te espero lá, e conte comigo para concluir esse projeto. Qualquer dúvida é só deixar aqui nos comentários.