Escolher um sistema de gestão é sempre um dilema na vida de um gestor de equipes. Afinal, a gente sabe que a tecnologia está aí para nos ajudar a ser mais eficientes, mas como escolher a melhor dentre tantas opções?

O que fazer antes de escolher um sistema de gestão

Antes da escolha de fato, é preciso esclarecer esses 3 pontos:

1. Muito provavelmente, você terá que usar mais de um SISTEMA no seu trabalho. Por exemplo: um pra controlar o financeiro e outro pra gerenciar as atividades da equipe. E isso não é um problema desde que você entenda claramente o papel e o objetivo de cada sistema. Por isso é importante pensar no SEU contexto, o que faz sentido para a SUA empresa. Certamente as necessidades de uma empresa grande é diferente de uma empresa pequena, logo, não existe uma única resposta certa.
2. O importante é que você escolha um sistema que centralize as informações que você e sua equipe precisam no dia a dia – e isso, você consegue com vários tipos de sistemas e ferramentas de gestão. Por exemplo, ferramentas como Notion, Monday e Trello podem tranquilamente atender a esse quesito.
3. Você precisa também saber aquilo que o sistema não faz. Esse é o último ponto, mas talvez o mais importante. Pense sempre que o sistema não vai:
   1. Lançar as informações corretamente no sistema
   2. Manter as informações atualizadas

Por mais automatizado que ele seja, esse será o seu papel ao adotar um novo sistema.

Como escolher um Sistema de Gestão

Deixei aqui um passo a passo para você escolher qual o melhor sistema para usar no seu dia a dia:

1. Pense em quais são os problemas que você quer resolver contratando o sistema

Liste em forma de tópicos para ter sempre em vista qual é a prioridade na hora fazer a escolha. Se for preciso, faça alguns esboços até alcançar uma visualização mais enxuta. Por isso, quanto mais objetivo e específico você for, melhor.

2. Pesquise sistemas específicos para o seu ramo de negócio

Cada ramo de negócio possui suas particularidades, e por isso, é interessante fazer uma pesquisa direcionada para localizar ferramentas que já possuem soluções de problemas específicos do seu tipo de negócio.

Por exemplo: se você é advogado, pesquise por “Sistema de gestão para advogados”.

Isso não quer dizer que as respostas para essa pesquisa serão SEMPRE as melhores opções. Mas ao menos você já está fazendo uma leitura do que deveria ser mais relevante para o seu contexto.

3. Faça um comparativo entre sistemas diferentes

Mas como fazer isso? Do jeito mais simples possível. Faça uma planilha colocando cada sistema e suas respectivas características em uma coluna, e claro, não se esqueça de colocar o preço da ferramenta nesse comparativo. Esse é um passo muitas vezes ignorado, mas que é extremamente importante.

Eu já presenciei um caso onde um dentista contratou um sistema específico para seu ramo de atuação achando que isso iria resolver tudo. Entretanto, o sistema gerenciava apenas a parte de atendimento e consultas realizadas. Isso gerou uma enorme frustração – além de um desgaste operacional – em quem contratou porque ele não conseguiu centralizar outras demandas naquela ferramenta, como, por exemplo, as demandas financeiras da clínica.

Então, durante o seu comparativo, consulte a lista que você escreveu lá no passo 1 para identificar qual sistema atende ao maior número de necessidades.

4. Liste os sistemas que você já usa hoje na empresa

Agora, vamos para a próxima etapa: é hora de entender aquilo que você usa hoje! Adicione novas colunas nessa planilha para listar os sistemas que você já usa hoje em dia.

5. Liste as funcionalidades que eles já possuem

Essa lista vai te trazer três benefícios:

• Evitar de contratar uma funcionalidade que você já tem e te atende bem
• Permitir contratar uma funcionalidade mais eficiente que o seu sistema atual (se o atual não atender bem)
• Poder analisar quais funcionalidades precisarão ser integradas entre os sistemas. Por exemplo, o sistema de RH precisa integrar com o financeiro e com gestão de projetos. Vendas precisa integrar com produção, compras e financeiro, etc. E isso nos leva ao próximo passo:

6. Verifique se os sistemas se integram

Essa integração é importante para garantir que não seja necessário lançar a mesma informação duas vezes em sistemas diferentes.

Por exemplo: uma venda no e-commerce foi realizada e você precisa lançar as informações da venda manualmente no sistema financeiro. Se fossem integrados, o lançamento seria automatizado, tornando seu processo muito mais eficiente e produtivo.

É necessário verificar juntamente à própria ferramenta quais são as ferramentas compatíveis com essa integração e como esse processo deve acontecer no momento da implantação.

7. Confira o suporte do sistema

Este é um item subestimado – mas é de EXTREMA importância saber como funciona o suporte depois da contratação. É algo que muita gente não pensa antes de contratar e acaba gerando muita frustração depois. Ter um suporte ágil e eficiente faz toda a diferença na usabilidade do sistema. Mas tome cuidado: todos vão responder que o suporte é maravilhoso – quando na realidade não é bem assim.

Algumas plataformas deixam muito claro quais são os limites dos suportes por tipo de plano. Muitos planos mais baratos, por exemplo, disponibilizam apenas um FAQ.

Depois de todas essa informações, se você realmente aplicar este passo a passo, com certeza terá uma chance muito maior de acertar na escolha do seu sistema!