O Trello é uma das ferramentas mais utilizadas atualmente especialmente por ser uma ferramenta gratuita, SIMPLES e visualmente muito FÁCIL para qualquer pessoa. Mas será que você sabe qual o jeito certo de usá-lo?
Mesmo sendo muito popular, muitas pessoas usam o Trello da maneira errada.
Assim, acabam se atrapalhando ainda mais quando precisam organizar muitos projetos e demandas pra equipe. Nesse artigo quero te mostrar o jeito errado X o jeito certo de usar o Trello para que você consiga ter uma gestão organizada e eficiente.
Diferença da versão paga X gratuita
Existe uma grande diferença entre as funcionalidades disponíveis na versão paga e na versão gratuita. Aqui no artigo vou mostrar exemplos usando apenas a versão gratuita, mas, se você considerar usar a versão paga, pode ter benefícios que valem muito a pena, pois tanto nas configurações quanto os manuseios, ficam mais ágeis no seu dia a dia.
Ainda assim é importante ressaltar que com a versão gratuita você é capaz de elaborar uma estrutura que realmente funciona. Vamos ver como!
O jeito ERRADO de usar o Trello
Normalmente o uso mais comum do Trello, ao utilizar a visualização do Kanban, é fazer a estruturação de vários quadros com objetivos e processos completamente diferentes. E por que essa forma, por mais comum que seja, não funciona?
Veja os exemplos abaixo:



O grande problema desses quadros é que, como eles não se conectam, você não tem uma visualização clara do que é prioridade, e muitas vezes, fica literalmente perdido navegando entre os quadros. Além disso, pode acabar organizando as atividades no lugar errado, duplicando atividades e no final vira aquela confusão – isso quando não esquece de alimentar o sistema.
Quando você olha pra ele assim vazio como nessas imagens, pode até parecer a estrutura perfeita e que tudo vai funcionar. Mas se você já tentou, sabe que depois de uns dias tudo isso vira um grande caos.
Antes do jeito certo, alguns conceitos técnicos de gestão
Pra você aprender a forma correta, é preciso antes dar uma breve e rapidíssima explicação: uma ferramenta sem uma metodologia é mais um obstáculo do que uma ajuda no seu dia a dia.
Em outras palavras, uma boa ferramenta pode te atrapalhar ao invés de te ajudar se você não tiver uma metodologia para utilizá-la.
Sem conceitos bem definidos, as pontas ficam soltas, nada faz sentido e, por não ter uma lógica por trás, fica impossível gerenciar de uma maneira rotineira e previsível.
O resultado disso? Você continua vivendo no caos – só que agora tem mais uma ferramenta para administrar.
Por isso, você precisa entender conceitos importantes para conseguir se organizar:
- PROJETO – É qualquer coisa que tem começo, meio e fim
- PROCESSO – É uma sequência lógica de atividades. É um “como fazer” com passo 1, passo 2, passo 3
- ROTINA – É uma atividade que deve ser realizada com uma frequência específica: diária, semanal, mensal, etc
Pronto. Com essa explicação em mãos, agora sim:
Como usar o Trello do jeito CERTO
Você pode sim usar um Kanban para se organizar – ou seja, usar as colunas para identificar as atividades em uma SEQUÊNCIA LÓGICA DE UM PROCESSO, e com isso, acompanhar o status das ações dos projetos.
Mas, para conseguir ter uma visão do todo, você precisará criar uma Lista de Projetos, que você pode representar no seu Trello em uma coluna, como no exemplo abaixo.

Agora você consegue visualizar em que “pé” estão TODOS os projetos. Ou seja, qual o status de cada projeto em uma única visão.
Com isso você vai ver que o PROJETO de Produção de Conteúdo, que precisa ter um FINAL ESPECÍFICO (que é a principal característica de um projeto, ter começo, meio e fim), está na etapa de ESCREVER, ou GRAVAR, ou qualquer que seja.
A visão clara de todas as atividade num único lugar é o que dá realmente sentido à definição de prioridade das atividades.
Os outros quadros mais comuns de Kanban não são errados ou inúteis, muito pelo contrário, eles se tornam uma ferramenta acessória para cada tipo de PROCESSO que você pode organizar no Trello.
Ou seja, na prática, você sabe que tem que terminar de editar os vídeos, mas quais vídeos? Para descobrir você acessa o quadro do Trello onde todos os conteúdos estão organizados de acordo com as etapas do processo. Além disso, os PROCESSOS só vão funcionar no Trello (ou qualquer outra ferramenta) se você tiver uma ROTINA bem estruturada de acompanhamento e atualização dos cards desses processos.
No final do dia, a ferramenta é o de menos. O que mais importa é garantir duas coisas:
- Ter uma visão clara de tudo o que está em andamento
- Rotinas gerenciais estruturadas para acompanhar e manter tudo sempre 100% atualizado