Uma das palavras mais comuns dentro do universo da gestão é “projeto”. Apesar de ser bastante popular, existem gestores que sentem-se em dúvida sobre como defini-los ou executá-los. Por isso, vale a pena trazer uma visão geral sobre o tema, um guia com tudo sobre projetos!
Existem diversas atividades que são executadas diariamente em qualquer empresa. E, apesar de muitas terem conexão direta aos projetos, não são todas.
Quando não se sabe tudo sobre projetos é praticamente impossível gerenciá-los – e esse é um dos motivos que faz com que seus projetos não evoluam.
A forma em que os projetos são organizados e executados também é importante.
Confira estas dicas práticas para saber tudo sobre projetos, organizá-los, assumir o controle, e melhorar toda a gestão.
O que são projetos?
De forma bem direta, projeto são um conjunto de ações executadas para se chegar a um determinado fim.
Muitas pessoas confundem projeto com meta. Porém, uma meta é o destino final, enquanto que o projeto é tudo que você fará para chegar a este destino.
De fato, saber tudo sobre projetos é essencial para organizá-los da melhor maneira. Assim, os projetos também serão concluídos conforme os resultados esperados.
O autor David Allen comenta que projetos são resultados que podem ser concluídos em até um ano, e que demandam de mais de uma ação para ser concluído.
Isso significa que um projeto é um esforço temporário, único e não repetitivo. Ele tem duração determinada, é organizado, e se aplicam recursos para obter os objetivos e metas preestabelecidas.
Quando as atividades são um conjunto que possuem início, meio e fim, o esforço está relacionado a tudo sobre projetos. Já uma atividade que é repetitiva e do cotidiano, é uma atividade rotineira, já que não se finaliza.
Como definir na minha realidade o que é um projeto?
Dentro da realidade de um negócio é preciso atenção na hora de definir projeto, meta e rotina. Apesar de ao primeiro olhar ser confuso, na prática tudo fica mais fácil.
Imagine que exista uma meta dentro da sua empresa de melhorar a eficiência do time de marketing em 15%.
Tudo aquilo que será necessário realizar para que isso aconteça, como treinamentos, contratar um diretor de arte, organizar, enfim: todas estas partes formam vários projetos.
Como se pode imaginar, quando se identifica um projeto, o planejamento de sua execução é facilitado. Afinal, existe a visão da possibilidade de chegar a um determinado resultado ou não.
De volta ao exemplo, contratar um diretor de arte é uma tarefa que se conclui. Porém, essa ação única não garante que a meta de 15% de melhoria será atingida.
É preciso que as definições técnicas do projeto sejam bem claras para que o objetivo final possa ser medido. Neste sentido, além das ações, definir prazos e as ferramentas para a gestão de projetos é essencial.
Como executar um projeto?
É importante identificar um projeto para que todas as atividades, mesmo as mais simples, sejam tratadas como projeto. E como tal, feitas com clareza e objetividade.
O problema da execução de um projeto sem organização é que as informações sem ordem ocupam um grande espaço em nossa mente. Daí, sentimos ansiedade e frustração em relação as demandas exigidas.
Para executar e gerenciar, é preciso listar todos os projetos que temos hoje.
No início, este passo pode causar o sentimento de impotência por notarmos que existem projetos demais que ainda não estavam claros. Mas, quando você assume o controle, tudo sobre projetos fica mais fácil.
Assim, os projetos podem ativos, ativos delegados ou incubados. É importante tornar a lista bastante real. Para isso, o Treinamento Gestão Organizada – Método MRPP pode ser bem útil.
Além de melhorar sua gestão, o Método MRPP ensina tudo sobre projetos. Além disso, também conta com planilhas para fazer download e personalizar de acordo com o contexto da sua gestão. Com o Método MRPP os projetos ficam estruturados, organizados e consistentes!
As fases de um projeto
Outro item importante sobre projetos é que você pode organizá-los de acordo com a sua fase. Na prática, significa que um projeto pode ser prioritário, em andamento ou até incubado para o futuro.
No vídeo abaixo, eu compartilho essa organização em 3 plataformas diferentes, o Trello, o Evernote e o Notion. Dá o play para entender mais sobre o assunto!
Bônus: execução dos projetos protegida de imprevistos
Organizar os projetos é a primeira etapa. Mas para que você não se perca nas diversas atividades a serem executadas, faça duas rotinas gerenciais: revisão do projeto e planejamento operacional semanal.
A revisão do projeto deixa claro e põe ordem nas próximas ações. O período para que se revise um projeto é relativo, podendo ser uma rotina diária ou semanal.
Com Método MRPP você aprende a estruturar estas duas rotinas em uma LGP – Lista Geral de Procedimentos, junto das demais rotinas gerenciais e operacionais, assim, você pode garantir que tem tudo sobre projetos de maneira organizada e acessível.